En organisasjon har besluttet at de skal gå for en samhandlingsløsning. "Pisk eller gulrot" er gjerne spørsmålet jeg blir stilt tidlig i prosessen.

Diskusjoner rundt organisasjonens forventninger til endringsvillighet ender gjerne med mer gulrot enn pisk. Endring av arbeidsvaner tar tid. Vi må hjelpe brukerne på vei, gjennom

  • Informasjon til brukerne om hva som kommer, hvorfor det komme og hvordan de som medarbeidere vil påvirkes av endringene
  • Gi brukerne et opplæringsløp, gjerne en miks av klasseromsundervisning og e-læring som strekker seg over tid.

 

Det er enkelt å være enig om dette, fordeler med god informasjon og opplæring. Men elementene må svare på noen spørsmål, som "Hvordan skal vi jobbe med eksisterende dokumenter? De som nå ligger på filserveren?"

For organisasjoner som går fra filserver til en ny samhandlingsløsning opplever jeg at mange er opptatt av noen gjengående elementer:

  • Er den søkbar?
  • Kan filserveren leve side om side med en samhandlingsløsning? Er det hensiktsmessig?
  • Skal vi fjerne den? Noe som medfører et migreringsprosjekt.
  • Hva med at vi setter en sluttdato? Fra denne datoen får ikke medarbeiderne lenger tilgang til å jobbe med dokumentene som ligger der. Innen det må de ha opprettet relevante samhandlingsrom, og flyttet hva enn de har av dokumenter de vil beholde.
  • Overgangen fra filserver er ofte til en samhandlingsløsning med samhandlingsrom, hvor strukturen på samhandlingsrommene ikke er 1:1 med strukturen på filserveren. Hva med dokumenter som ikke får plass i samhandlingsrommene?

 

Hos en rekke kunder ender vi opp med å sette filserveren til read-only. Noe som innebærer at brukerne har tilgang til å finne tilbake til dokumentene sine, men de får ikke lagret eventuelle endringer på filserveren. Dokumenter under arbeid er levende dokumenter, og skal derfor kunne plasseres i den nye samhandlingsløsningen. Således blir gjerne filserverens gjenstående dokumenter et arkiv. En filserver er gjerne mer enn 10 år gammel, det ligger mye som ikke er relevant å ha med seg videre. Vi mennesker er gjerne redde for å kaste. Noen har lover og regler som regulerer hvilken strategi de skal gå for. Den viktigste erfaringen jeg har gjort meg gjennom samhandlingsprosjekter jeg har jobbet med er: Det er sjeldent noen grunn til å tenke et større migrerings-prosjekt. Hos de som gjennomfører dette er det gjerne en selvfølge at nettopp dette er deres alternativ.

 

Ikke bruk for mye tid der det ikke er hensiktsmessig.

Gi brukerne tid til endringene.

Gi dem informasjon. Vær så tydelig som mulig!

Gi dem opplæring.

Styr gjennom ledere, som gjentar hvordan og hvorfor dere skal jobbe på deres nye plattform.

Og så gir du endringen tid. Gjenta budskapet i riktige fora, som allmøter eller team møter. Still forventninger og vis gjennom eksempler. Brukerne kommer. Først noen, så noen til - inntil det er deres nye beste praksis!

Legg igjen en kommentar