Hvorfor tro - når du kan vite?

Innføring av nye arbeidsverktøy eller plattform for samhandling stiller spørsmål til brukernes kompetanse og holdninger til innføring av nye arbeidsmetoder. Det er naturlig å stille spørsmål til historikk, hvilke erfaringer har dere med innføring tidligere? Har dere gjort noen erfaringer som har vært suksessfulle som vi bør ta med oss videre? Kjenner vi til risikoelementene?

Når det kommer til holdninger, forventninger, kompetansenivå og behov for opplæring er det alltid smart å vite - ikke tro.

Kartleggingsundersøkelser før lansering av nye arbeidsverktøy har noen fordeler:

  • Avdekke brukernes holdninger til endringer.
  • Kommunisere prosjektets målsetninger og samtidig kartlegge om medarbeiderne har de samme forventningene

Uansett hva dere skal innføre, om det er ett eller flere nye systemer, suksess avhenger av å få med brukerne. For de som eier innføringen, er utgangspunktet gjerne prosjektet. For ledelsen ligger fokuset gjerne frem i tid: Hva skal vi oppnå med innføringen. For medarbeiderne er fokus: Hvordan vil dette påvirke min arbeidshverdag?

For å legge en god plan for brukeradopsjon er det noen elementer prosjektgruppen eller ledelsen ofte kan besvare:

  • Historikk: Hvilke systemer er innført tidligere, som vi kan utnytte positive erfaringer, eller som belyser risikoelementer vi må adressere?
  • Opplæring: Hvilken erfaring har dere med opplæring? Hvordan har gjennomføring og tilbakemeldingene vært på dette tidligere?
  • Ansvar fra ledere og mellomledere: Hvor stort ansvar har ledere tatt for at deres avdeling eller team skal etterleve nye arbeidsprosesser, og hvilke målsetninger har lederne hatt fokus på å drive frem?

Planlegg deres kartleggingsundersøkelser ut ifra hvor dere er i prosjektet, og hva resultatet fra undersøkelsene skal danne grunnlaget for.

Før lansering:

  • Måle brukernes forventinger til det nye systemet. Dette er også en god anledning til å presentere målsetningene for innføring av prosjektet.
  • Måle brukernes holdninger til brukeradopsjon, ved å stille konkrete spørsmål som "Jeg har tillit til at mine kollegaer vil benytte CRM som tiltenkt fra dag én" eller "Mine kollegaer kan ha tillit til at jeg benytter CRM som tiltenkt fra dag én". Dersom majoriteten viser en negativ holdning på disse spørsmålene, må tiltaksplanen inkludere sterkere fokus på forankring og oppfølging fra lederne enn om majoriteten har en positiv innstilling.

 

Etter lansering:

  • Måle brukernes kompetanse: hvordan responderer de selv på spørsmål til hva de nå er i stand til å benytte? Dersom brukerne responderer negativt på spørsmål rundt hva de er i stand til å benytte, mens holdningene viser at de er positive kan dette tyde på at det foreligger et behov for tilpasning av opplæring. Kanskje bør organisasjonen deles opp etter kompetansenivå, slik at de som ligger på et lavere nivå enn sine medarbeidere får en tilpasset oppfølging.
  • Ser vi at noen avdelinger ikke responderer på undersøkelsen, eller responderer negativt - kan dette innebære at vi har behov for at lederen for avdelingen tar eierskap til oppfølging.

 

Hvordan benytte responsen til planlegging av videre tiltak?

Kartleggingsundersøkelsene kan med fordel sorteres etter avdelinger og ledere. Dersom vi i tillegg til respons på kartleggingsundersøkelser ser på hvilke avdelinger som har gjennomført mottatt opplæring og, dersom det er snakk om Office 365, benytter rapportene for utnyttelse av teknologien - sitter vi igjen med et bilde som gjør forslag til konkretiserte oppfølgingsaktiviteter mer spisset.

Fordi vi ikke trenger å tro - vi kan benytte det vi vet til å planlegge kvalifiserte tiltak. Det tillater oss å fokus på hva vi egentlig ønsker å oppnå, og hvilke aktiviteter må vi gjennomføre for å løfte medarbeiderne våre dit!

Legg igjen en kommentar