Office 365 - alltid i endring

Office 365 handler om så mye mer enn å velge å flytte data fra egne servere og ut i skyen. Hva vil det si å velge å "hoppe på" Office365 toget?

Når Microsoft lanserte Office 365 (da under navnet BPOS), handlet det mye om å erstatte nåværende servere med tilsvarende tjenester i skyen, og i liten grad om å endre måten man jobbet på i form av økt produktivitet og samhandling. De fleste av komponentene hadde også begrensninger sammenlignet med serverversjonene. Nå, 6-7 år senere er landskapet totalt forandret. Skyen, til tross for privacy-debatter o.l, er har blitt tilnærmet stuerent og er den prefererte måten å konsumere kontorstøtte på. Vi ser at Microsoft tanker og planer, som igjen påvirker hvordan tjenesten utvikles oppdateres i et voldsomt tempo. Tjenesten du kjøpte (les: abonnerer på) i går, er ikke den samme i dag. I dialogen med ulike kunder opplever jeg at dette for mange vekker en hvis bekymring ut fra et forvaltningsperspektiv. I denne artikkelen skal jeg forsøke å reflektere over hvordan man tilnærmer seg en plattform i konstant endring, samt hvorfor dette krever en annen set-up internt enn tradisjonell forvaltning av programvare.

 

En rask titt på Microsofts roadmap for Office 365 forteller noe om tempoet ny funksjonalitet lanseres på: http://fasttrack.microsoft.com/roadmap. I motsetning til tradisjonelle oppgraderinger hvor man selv kan bestemme når man vil gjennomføre den, er man med tjenesten Office365 en del av et fellesskap der endringene kommer løpende. Således er man nødt til å sette endringshåndtering i system. Konkret vil jeg da anbefale følgende:

1. Bli med i first release-programmet. Hold deg oppdatert på hva som kommer av endringer før det treffer hele brukermassen. I Office 365 innstillingene kan de med administrator rettigheter velge å få tilgang på ny funksjonalitet før andre. Dette gjør at man kan være i forkant, teste, vurdere om det overlapper/kan erstatte eksisterende løsninger etc.

2.  Etabler rutiner. Ny funksjonalitet kan føre til alt fra ingen merkbare endringer til at man faktisk må endre på prosesser som støtter seg på O365. Hvordan dette treffer din organisasjon og de tilpasninger man har gjort i O365 komponentene er det viktig å ha et bevisst forhold til. Noen endringer kan man innføre "as is" og la brukerne slippe løs uten at det får negative konsekvenser. Andre ting vil være i "konkurranse" med eksisterende løsninger og vil således gripe inn i både arkitektur og etablert praksis. Jeg mener at alt som kommer av nye funksjoner bør vurderes opp mot følgende:

- Arkitektur

- Sikkerhet

- Prosessbeskrivelser og "regler" for bruk

- Brukeradopsjon/opplæring (hvordan innføre, hva må vi endre)

3. Sett opp forvaltning og fordel ansvar. Når rutiner er etablert må de inn i et "årshjul" med aktiviteter med regulære avsjekker og øvelser. Office 365 favner så bredt at det også er vanskelig å peke på en eier internt. Her er det viktig å skille på roller. Exchange ligger typisk under IT, men hva med Planner eller Yammer? Her er det ingen fasitsvar, men det er viktig at de med ansvar holder seg oppdatert på endringer og ting som påvirker de spesifikke komponentene.

4. Jobb kontinuerlig med brukeradopsjon. Aldri tro at innføringen går av seg selv! Ofte opplever vi at brukere tar i bruk skygge-IT, altså ikke supportere løsninger fra lokal IT som gjerne ikke IT vet om eller har godkjent. Dette kan være alt fra private lagringstjenester, egne devicer til fullblods CRM systemer. Dette forekommer selv om IT faktisk tilbyr tjenester/løsninger som er av samme kvalititet. Men brukerne har ikke fått det med seg, eller har ikke satt seg godt nok inn i løsningene. Således er intern "reklame" og promotering en viktig del av arbeidet. Office 365 og samhandlingsløsninger er mer frivillige enn for eksempel et reiseregningsprogram, der du ikke får tilbake utlegg hvis du ikke bruker bedriftens valgte løsning. Derfor setter samhandlingsløsninger ekstra store krav til brukeradopsjonsarbeidet. For tips på dette området les gjerne våre brukeradopsjonsblogg.

 

Office 365 er IT på en annerledes måte en tradisjonell programvare innføring. Det gir enorme muligheter, men må forvaltes rett.

 

 

 

 

 

 

 

Legg igjen en kommentar