Hvordan forvalter din virksomhet produktiviteten med Office 365?

Har din bedrift begynt å bruke Office 365 fra Microsoft? Har produktiviteten økt? Er verdiene realisert ennå?

Office 365 er den skybaserte produktivitetsplattformen til Microsoft som utvider funksjonaliteten og samhandlingen i de tradisjonelle Officeverktøyene, i tillegg til mye mer. Mange har tatt i bruk Office 365 i forskjellig omfang. De fleste bruker e-post, en stor del bruker OneDrive og mange bruker SharePoint Online, CRM Online og Yammer. Mange bedrifter har brukt mye tid på å lage gode samhandlingsløsninger på SharePoint, noen få har tatt brukeradopsjon alvorlig og lagt ned mye tid i å få brukerne til å utnytte løsningen slik at produktiviteten øker.

Etter hvert finner man kanskje ut at investeringen i løsningen gir verdi. Ved å gjøre løsningen relevant for brukerne opplever de en brukervennlig løsning som de blir komfortabel med å bruke.

En av de store fordelene med en skyløsning som Office 365 er at ny funksjonalitet tilgjengeliggjøres fortløpende.

Rett før ferien kom det tre viktige endringer i Office 365:

 

  • En vesentlig oppdatering til dokumentbibliotekene i SharePoint, som gjør de betydelig mer brukervennlige og intuitive.
  • En stor forbedring på navigasjonen til sist brukte områder og forslag til nye som bør følges (SharePoint-siden i Office 365)
  • Planner - et viktig tilskudd til Groups, som kanskje erstatter eller supplerer en del prosjektområder som ligger på bedriftens samhandlingsløsning.

 

 

Hvordan sørger man for at brukerne vet dette, og ikke minst vet hvordan de skal ta det bruk for å bli enda mer produktive? Eventuelt, hvordan sørger man for at de ikke tar det i bruk før bedriften har klargjort retningslinjene for å tilpasse det til arbeidsmetodikken sin?

Hvordan sikrer man at alle jobber likt når det kommer ny funksjonalitet?

Tidligere hadde man gjerne styrte versjonsoppdateringer, og hadde god tid til å teste og ikke minst forberede brukerne på at det kom noe nytt. Vet du hvilken versjon av Spotify du bruker? Det vet du neppe, og det samme gjelder Office 365, man forholder seg ikke til versjoner, det oppdateres hele tiden med ny funksjonalitet. Derfor mener jeg at man må forvalte produktiviteten, slik at den ikke svinner hen i forskjellige måter å jobbe på kort tid etter man har fått orden på den. 

Skill er vi opptatt av at brukerne skal få gjort jobben sin. For at de skal få gjort dette, må arbeidsverktøyene gjøre dem produktive, også i tiden etter en lansering av ny løsning. 

 

Kan man måle sin egen produktivitet i Office 365?

Ta en titt på Delve Analytics. Her kan du f.eks. få innsikt i hvor mye tid du bruker på møter i løpet av en uke:

 

"Multitasking in meetings"? Jeg har altså brukt mye tid i møter til å sende og lese e-post. Det betyr vel at jeg ikke burde/trengte å være i de møtene... Jeg får ta en tur inn i Outlook-kalenderen og se om jeg kan frigjøre litt tid fra internmøter neste uke, slik at jeg kan bruke tiden på å gjøre kundene mine enda mer suksessfulle!

 

Kontakt meg gjerne om din bedrift har noen av utfordringene jeg beskriver, eller om dere ikke har begynt å bruke Office 365 ennå og har lyst til å høre mer!

  •  

  •  

Legg igjen en kommentar