Dokumenthåndtering i Sharepoint 2010
Metadata
I Microsoft Sharepoint 2010 server er det en kraftig motor for å organisere dokumentene med metadata. Metadata er data om dokumentet, og vil i et moderne dokumenthåndteringssystem erstatte de rigide strukturene som kjennetegner mapper.
Ved å benytte metadata kan man navigere til dokumenter og informasjon fra flere forskjellige innfallsvinkler. I tillegg sørger metadata for et bedre søkeresultat i en dokumentløsning. I Sharepoint 2010 kan søkeresultatene begrenses og filtreres ved å velge en bestemt egenskap.
Versjonskontroll
En styrke med Sharepoint 2010 dokumentbiblioteker er versjonskontrollen som er innebygget. Denne gjør at det er full sporbarhet og kontroll i dokumentene. Om man i tillegg har Office 2010 er det mulig å sammenligne versjonene for å se hva som er endret fra en versjon til den neste.
Arkivering
En utfordring med dokumenter er at det ofte blir mange av dem. Mye kan løses med søk,
men det er også viktig å ha kontroll med dokumentene og arkivere dem når de ikke lenger er aktuelle. Dette gjøres i Sharepoint 2010 ved å sette opp regler for når dokumentene skal flyttes til et arkiv.