Ved å implementere servicetorgløsningen fikk man kontroll på henvendelsene fra innbyggerne og den videre håndteringen av sakene. Man eliminerte "de gule lappene" og dialog som ikke kunne spores eller gjenbrukes. Nå har Fredrikstad kommune en moderne servicetorgløsning basert på nyeste teknologi fra Microsoft, dette har gitt en rekke prosessforbedringer som igjen gir mer fornøyde innbyggere.

 

 

"Navet" for servicetorget

Ved å innføre servicetorg basert på Microsoft Dynamics CRM fikk Fredrikstad kommune etablert et nav for servicetorget som samler både systemer og data.
Løsningen er integrert med MinSide på fredrikstad.kommune.no hvor innbyggerne logger inn med elektronisk ID fra Difi/ID-porten. MinSide kommuniserer med Microsoft Dynamics fra PC, nettbrett eller mobil.

I tillegg henter løsningen inn data fra Folkeregisteret, Matrikkelregisteret, kartdata fra ArcGis og KomTek (kommunal fakturering, eiendomsopplysninger, vann, renovasjon og eiendomsskatt). Dette gir konsistente data og hyppig oppdatering.

 

Gir grunnlag for å iverksette forbedrende tiltak

Microsoft Dynamics CRM gir Fredrikstad kommune en god oversikt over henvendelser inn til servicetorget via instrumentbord og rapporter. Dette gir kommunen et grunnlag til å iverksette tiltak for å forbedre de ulike kommunalområdene eller proaktivt informere innbyggerne slik at henvendelsene ikke kommer.

 

Oppfølging

Servicetorgløsningen sørger for at konsulentene kan yte effektiv service og at saker blir fulgt opp. Saksansvarlig blir varslet på epost dersom saker ikke blir behandlet innen gitt frist – skulle sakene allikevel forbli uløst vil leder få varsel.

Det å holde det man lover og følge opp saker er et viktig område for at folk skal oppleve god service fra en kommune. Derfor var det å finne gode rutiner og måleparametre på oppfølging og tilbakemelding, et prioritert område i prosjektet.  Turid Elisabeth Johansen, Kommunikasjonsrådgiver Fredrikstad Kommune

Skill er glade for å få ta del i digitaliseringen av Fredrikstad Kommune og er svært stolte av at Fredrikstad Kommune gav oss terningkast 6 når prosjektet ble evaluert.