Utnytt epostfunksjonaliteten i Dynamics 365 til det fulle

Dynamics 365 blir stadig oppdatert med nye funksjoner og forbedringer. Kombinert med flytting av allerede eksisterende funksjoner ut i det nye grensesnittet forenkles bruken av Dynamics 365 for sluttbruker. I denne artikkelen tar jeg for meg hvordan e-post funksjonaliteten i Dynamics 365 i kjølevannet av release wave 2, som slippes i oktober 2020. Ved å utnytte allerede eksisterende funksjonalitet får en utrettet mer i samme applikasjon, noe som gjør arbeidshverdagen enklere og mer effektiv.

Epostengasjement

Før jeg tar for meg hvordan en oppretter eposter og sender disse ønsker jeg å begynne med gullkornet som gjør utsending av eposter innad i Dynamics 365 verdifult og verdt tiden din sammenliknet med å benytte tradisjonelle epostklienter. Jeg kommer ikke til å ta for meg hvordan en setter opp og konfigurerer epostengasjement (som forøvrig heter Email Engagement på engelsk), men oppskrift på hvordan dette settes opp finnes på denne siden

I en tradisjonell setting har en ingen mulighet for å vite i hvilken grad vi har klart å fange mottakerens oppmerksomhet med mindre vedkommende svarer på eposten eller tar kontakt med oss på en annen måte. Det er nettopp her epostengasjement kommer inn og gir deg som bruker av Dynamics 365 informasjon du eller ikke ville fått. Nedenfor ser vi et bilde av hvordan det ser ut når epostengasjement er slått på;

Som en kan se dukker det opp en egen seksjon under seksjonen for vedlegg. Den første raden styrer hvorvidt eposten skal bli sporet eller ikke. Denne er på som standard, men om en eller flere personer du sender til har sagt ifra at de ikke vil bli sporet (jamfør GDPR som du kan lese mer om på denne siden) vil du ikke kunne spore eposten. Alle mottakerne eposten sendes til må derfor ha godtatt sporing for at dette skal fungere. I den andre raden finner en funksjonalitet for å utsette utsendelsen av eposten til et senere tidspunkt. Dette kan være lurt i de tilfelle en ønsker at eposten skal havne øverst i innboksen hos mottaker, og om vedkommende får en større mengde med eposter vil dette være med på å fange mottakerens oppmerksomhet. Funksjonen er samtidig nyttig om en har ledig tid til å fullføre en epost på kvelden, men ønsker at det skal se ut som at eposten ble sendt på et annet tidspunkt. På bildet nedenfor ser en menyen som dukker opp om en trykker seg inn på denne;




Den siste raden omhandler funksjonalitet for å opprette påminnelser basert på om vedkommende ikke svarer på eposten, om eposten ikke blir åpnet eller en generell påminnelse som slår inn uansett hva som skjer. Ønsker en andre påminnelser enn dette er en nødt å benytte Power Automate, noe forfatteren av denne artikkelen gjorde. Menyen for denne funksjonen kan en se på bildet nedenfor;



Om en benytter påminnelsesfunksjonen vil ikke dette dukke opp som en del av skjema en er inne på, men som et eget kort inne i Sales insights. Mer om hvordan en setter opp kortene og konfigurerer Sales insights finner du på denne siden. Resultatet ser en på bildet nedenfor;



I tillegg til dette finnes det en fjerde funksjon som tilhører epostengasjement kalt vedleggssporing, noe en kan se av bilde under;
 


Om en legger til vedlegg i en epost, og har satt opp OneDrive for Business samt Sharepoint (guiden jeg linket til rett under denne overskriften tar for seg dette også), får en mulighet til å spore vedlegg. I praksis så betyr dette at vedlegget lastes opp til Onedrive og det legges en link til vedlegget i eposten. Dette gir blant annet mulighet for å se om mottaker har åpnet vedlegget samtidig som filen ikke opptar plass i mottakerens innboks. En epost med vedleggssporing satt opp kan se slik ut;


Etter at eposten er sendt vil det dukke opp statistikk for eposten under fanen for epostengasjement. her kan en følge med på hvor mange ganger selve eposten, vedlegget eller linker i eposten er blitt åpnet og om mottaker har svart på eposten eller ikke. Et eksempel på en slik fane kan en se i bildet nedenfor;


 

Sende en epost

For å opprette eposter har man to muligheter som vist i bildet nedenfor. Enten kan man trykke på "+"-knappen øverst i menylinjen. Denne menyen vil være til stede uansett hvor du befinner deg i applikasjonen. I og med at den ikke har en tilknyttning til verken en sak, kundeemne eller salgsmulighet noe som gjør at en er nødt til å legge dette til selv. Om man derimot navigerer inn på en sak, kundeemne eller en salgsmulighet vil man kunne trykke på "+"-knappen øverst i tidslinjen, som vist i bildet nedenfor. Da vil "til"-feltet automatisk fylles ut med den kunden som saken, kundeemne eller salgsmuligheten gjelder for.

Bildetekst
 
Som standard vil dette åpne et helt nytt vindu som vist i bildet under. I den øverste menyen finner vi blant annet mulighet for å sette inn epostmaler (1) og epostsignaturer (2). I motsetning til tidligere er flere elementer samlet under samme fane (3) slik at en kan legge til nye vedlegg (4) på samme sted som en skriver selve eposten. Editoren (5) er også kraftig forbedret med flere funksjoner brukerne kjenner igjen fra andre applikasjoner som for eksempel Word eller Outlook. Editoren kan i tillegg utvides slik at den tar hele skjermen (6). 


 
Tilbake til vedleggslisten; her er det lagt til noen nyttige funksjoner som forhåndsvisning av filene og mulighet til å laste de ned. Markerer man et vedlegg dukker denne menyen opp;
 
Om en ønsker å forhåndsvise vedlegget kan en trykke på "preview" (eller på norsk "forhåndsvisning") i bildet ovenfor. Dette vil åpne et vindu tilsvarende bildet nedenfor. Dette er per nå ikke støttet for Office-dokumenter, men fungerer fint for bilder og PDF-filer.
 

 
Microsoft endret samtidig hvilket vindu som vises når en trykker på knappen for å legge til vedlegg til den kjente filutforskeren en ellers kjenner fra Windows 10. Dette gjør navigering for å finne filene langt enklere samtidig som en har mulighet til å velge flere vedlegg på en gang, som vist i bildet nedenfor;
 

 
Som nevnt tidligere er er det kommet ny funksjonalitet for å sette inn bilder i de nyeste versjonene av Dynamics 365, noe som enten kan gjøres via et menyvalg i editoren eller via ny "drag-and-drop"-funksjonalitet. Håndteringen av bilder er også blitt forbedret i selve editoren, noe som gjør at en kan endre størrelsen på bildene rett i teksten uten å måtte åpne et nytt vindu og forholde seg til pixler.
 

 
Andre ting som kan være lurt å vite er den nye håndteringen av bilder når en mottar eposter i Dynamics 365. Tidligere la bildene seg som vedlegg selv om de ble sendt fra Outlook som en del av teksten. Dette gjorde at man mistet konteksten som bildene opprinnelig ble lagt inn i. Dette problemet er nå tatt hånd om slik at bildene forblir i teksten når de havner i Dynamics 365 og det er bare de faktiske vedleggene som dukker opp i vedleggslisten.

Epostmaler og signaturer

I det nest øverste bildet viste jeg menypunktene for å sette inn epostmaler og signaturer. Dette er funksjonalitet som har vært i Dynamics 365 en god stund, men er nå blitt flyttet til det nye brukergrensesnittet. Trykker man på menypunktet for epostmal dukker et vindu opp klik det en ser i bildet nedenfor. Her er det lagt til funksjoner som forhåndsvisning av malene som ligger inne og forbedret søkefunksjonalitet slik at den søker på maler der søkefrasen er en del av navnet i tillegg til treff for maler som begynner med søkefrasen.

 
Signaturer er også lagt inn i det nye grensesnittet og benytter samme editor som vist tidligere i denne artikkelen. Bildet nedenfor viser undertegnedes signatur, og som en kan se beholdes formateringen selv om signaturen kopieres rett fra outlook;
 

Tilleggsfunksjoner og oppsummering

Jeg startet denne artikkelen med å forklare hvor en kan opprette eposter. I de nyere versjonene av Dynamics 365 er det i tillegg til dette lagt til en funksjon slik at epostvindu dukker opp som en pop-up boks i samme vindu som du jobber i. På den måten slipper du å navigere frem og tilbake mellom vinduer, men kan utføre det meste fra samme vindu. Dette forutsetter i midlertid at en oppretter epostene fra tidslinjen og ikke via "+"-knappen i toppmenyen. Nishant Rana, som har jobbet med Dynamics 365 i 10 år og er Microsoft Certified Professional innenfor Dynamics 365, har laget en guide som tar for seg hvordan en kan sette opp dette. Guiden finner du her mens sluttresultatet vises i bildet nedenfor.
 

I dagens samfunn forventer de fleste brukerne at alt en kan gjøre på en vanlig pc skal også kunne gjøres via mobilen. Dynamics 365 er derfor tilgjengelig på mobilen, men i de nyeste versjonene er det blitt mulig å skrive eposter fra Dynamics rett fra mobilen. Nishant Rana har forklart dette i en av hans bloggposter som du kan finne her.

Alt i alt er epost kraftig forbedret i de nyeste versjonene av Dynamics 365. En kan nå gå over til å skrive epostene rett i Dynamics, og med mindre en trenger den avanserte funksjonaliteten moderne epostapplikasjoner som Outlook tilbyr vil dette dekke de fleste behov. Brukergrensesnittet er enkelt, men funksjonelt noe som gjør arbeidshverdagen for personer som er opptatt av å få unna ting effektivt langt enklere. Samtidig gjør epostengasjement det lille ekstra som gjør det å skrive eposter rett i Dynamics til noe så verdifullt at enhver bedrift ikke kan unngå å vurdere skifte. Så da er det bare å ønske lykke til med overgangen til eposti Dynamics 365! :)
Publiser en kommentar