Hvordan lykkes med digitalisering på tvers av ulike kommunale sektorer?

I regjeringens digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019 – 2025 er det satt klare forventninger til at kommunene må gjøre et digitalt løft. De fleste tjenester som brukes i offentlig sektor er kommunale tjenester. Dette betyr at økt digitalisering i kommuner og fylkeskommuner langt på vei er nøkkelen om Norge skal nå sine mål for digitalisering.

Men hvordan skal man lykkes med digitalisering på tvers av ulike kommunale sektorer? I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan brukeradopsjon og digital samhandling fungerer som primære elementer i digitaliseringen og i det å lykkes med å levere gode og effektive tjenester til dets innbyggere, næringsliv og frivillighet.



Skrevet og publisert av Glenn Hole, Ph.D., MBA, Director Public sector & Licenses i Skill AS 


Skill er ett av Norges beste konsulenthus på Microsoft-teknologi, og vi hjelper våre kunder med å få til god samhandling og bli en enda bedre kommune for sine innbyggere. Gjennom å få kommunene til å jobbe smartere vil man kunne frigjøre ressurser og spare tid og penger man kan bruke til andre ting i kommunen. Dette handler om mennesker og å utnytte teknologien på beste mulige måte. Skill bidrar til et bedre samfunn ved å bistå det offentlige Norge med råd og teknologiutnyttelse, som skaper fornøyde innbyggere og ansatte.

Digitalisering er et viktig virkemiddel for å utvikle kommunene og fylkenes tjenestetilbud. Det handler nettopp om å skape en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv i en kommune og ett fylke. Teknologiutvikling og digitalisering er en drivkraft for hvordan kommune Norge organiserer, utvikler og leverer sine tjenester i fremtiden.

Nye digitale løsninger må endres i takt med at teknologien og hvordan samfunnet utvikler seg. Hvem hadde trodd for 25 år siden at vi skulle komme til å gjøre det meste selv av banktjenester, bestilling og kjøp av flyreiser og hotellopphold? Tidligere måtte vi gå til et reisebyrå eller i en fysisk bank for å ordne med flyreiser, hotell og banktjenester. I dag skjer alt digitalt og vi kan ordne det når det passer oss selv.
 

Digitalisering er et viktig virkemiddel for å utvikle kommunene og fylkenes tjenestetilbud. Det handler nettopp om å skape en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv i en kommune og ett fylke. Teknologiutvikling og digitalisering er en drivkraft for hvordan kommune Norge organiserer, utvikler og leverer sine tjenester i fremtiden.


Digitalisering dreier seg i stor grad om endring og fornyelse av tjenester, prosesser og arbeidsmåter.

I denne forbindelse står samhandling, ledelse, kultur og holdninger står sentralt. Digitalisering handler ikke om å sette strøm på et skjema og derigjennom å tro at en driver med digitalisering. Digitalisering handler om endrede arbeidsvaner. Og må ses i sammenheng med organisasjonens overordnede planer og tjenesteområdenes behov. Kommunene og fylkene må planlegge for helhetlige og sammenhengende digitale tjenester for å møte innbyggernes og næringslivets behov og for å kunne utnytte digitale data i planlegging og oppfølging av egne tjenester. Digitalutvikling i kommunene og fylkeskommunene må bidra til å skape økt verdiskaping og innovasjon i samfunnet, gjennom at det bidrar til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor.

Det snakkes ofte om viktigheten av digital samhandling, og av og til kan det virke som om det er noe helt annet en fysisk samhandling. Digital samhandling og digitalisering handler enkelt og kort om hvordan vi klarer å løse sentrale samfunnsutfordringer i tiden som kommer gjennom å ta i bruk nye verktøy enn tidligere. Det er heller ikke mye annerledes enn fysisk samhandling. Det handler rett og slett hvordan vi jobber sammen på tvers av ulike sektorer mot et felles mål. Hvor vi tar i bruk nye verktøy for å nå målene, teknologi og digitalisering er kun verktøy på veien mot målet. Hvor vi tidligere brukte penn og papir, og telefon er samhandlingen i dag flyttet over i en digital samhandling. Eksempelvis Office365 med bruk av teams og yammer hvor samhandlingen flyttes over til en digital plattform hvor informasjon og data deles i digitale arbeidsrom fremfor gjennom mail eller papir og brev.
 

Digital samhandling og digitalisering handler enkelt og kort om hvordan vi klarer å løse sentrale samfunnsutfordringer i tiden som kommer gjennom å ta i bruk nye verktøy enn tidligere.


Det finnes ulike drivere for å innføre digitale samhandlingsverktøy som Office365 i en kommune. Det kan være knyttet til utskifting av gamle systemer, eller brukernes og virksomhetens krav om mer strukturert samarbeid i grupper og på tvers av ulike sektorer i kommunen. Det er en økende forventning fra ansatte om effektive digitale samhandlingsverktøy hvor det er lett å kommunisere, informasjon er tilgjengelig, og man får svar på det man lurer på raskt.
 

Digital samhandling bidrar til bedre kontroll på informasjonsmengden i offentlig sektor

På tross av det «papirløse» samfunn produseres det i dag mer og mer informasjon enn noen gang, og ettersom de ulike dataene vokser blir det vanskeligere å finne det man er på jakt etter. Ved hjelp av digitale samhandlingsverktøy som blant annet håndterer informasjon, vil det være lettere for brukerne å få rask oversikt over hva som finnes forutsatt at strukturen er riktig satt opp. Eksempelvis i Office365 med teams, kanaler og yammer bruk. Nøkkelen for å lykkes når selve strukturen er satt opp er brukeradopsjon og endring av arbeidsvaner. En kan ha den beste tekniske strukturen som finnes, men det hjelper over hode ikke om brukeradopsjonen uteblir. Digitalisering handler om å endre arbeidsvaner og ta i bruk nye verktøy fremfor bruk av penn, papir og telefon som tidligere.
 

Nøkkelen for å lykkes når selve strukturen er satt opp er brukeradopsjon og endring av arbeidsvaner. En kan ha den beste tekniske strukturen som finnes, men det hjelper over hode ikke om brukeradopsjonen uteblir.


Digital samhandling handler om å jobbe mot felles mål på tvers av ulike sektorer og bryter ned siloer

En digital samhandling på tvers av ulike kommunale sektorer vil kunne bidra til å åpne opp organisatoriske barrierer, såkalte kommunale skott «siloer», hvor det i utgangspunktet ikke er utbredt med kunnskapsdeling utover egen kommunalenhet. Her om dagen snakket jeg med en kommunaldirektør som var ute og besøkte egen virksomhet. Da fikk han klar beskjed om at de ansatte i en del av den kommunale virksomheten var misfornøyde med informasjonen som kommuneledelsen delte. Til kommunaldirektørens overraskelse hadde ikke medarbeiderne fått bruker adopsjon i O365 og bruk av team og yammer. Ergo så var det mye informasjon som kommuneledelsen delte «borte» den nådde aldri ut i organisasjonen.  

Dette viser med andre ord viktigheten av brukeradopsjon for å lykkes med digitalisering.  Digitale samhandlingsverktøy i form av interne sosiale medier for rask informasjonsutveksling på tvers av kommunen fra kommuneledelsens side, kan være et effektivt virkemiddel for å bryte ned siloer og skape en kultur for samarbeid der det er relevant forutsatt brukeradopsjon. Målsettingen er at de digitale verktøy skal bidra til å forsterke delingskulturen på tvers av en kommune ved at man får en arena for å stille spørsmål eller dele informasjon på tvers av ulike kommunale sektorer. Det handler om at en klarer å legge til rette for lavterskel kommunikasjon i det daglige på tvers av ulike siloer. Igjen så er suksessfaktoren riktig brukeradopsjon og dette kan ikke understrekes nok.
 

Målsettingen er at de digitale verktøy skal bidra til å forsterke delingskulturen på tvers av en kommune ved at man får en arena for å stille spørsmål eller dele informasjon på tvers av ulike kommunale sektorer. Det handler om at en klarer å legge til rette for lavterskel kommunikasjon i det daglige på tvers av ulike siloer.


Digital samhandling gjør at brukerne henger med

Det snakkes mye om at digitaliseringen er den fjerde industrielle revolusjon, og det det snakkes mye om at måten vi jobber på og hvilke prosesser vi jobber med, vil måtte endres i takt med den teknologiske utviklingen. Kravene til økt effektivitet øker stadig og det setter enda større krav til offentlig sektor til å fornye seg. Dermed må en klare å legge til rette for kunnskapsdeling på tvers av ulike kommunale sektorer. Data som skapes i de ulike kommunale sektorene vokser stadig og den informasjonen medarbeiderne i en kommune skaper, og den kunnskapen medarbeiderne besitter, er en sentral del av verdiskapningen en kommune disponerer. Dersom det ikke finnes gode samhandlingsverktøy for håndtering av informasjon eller kommunikasjon på tvers av ulike kommunale sektorer, vil ikke kommunen klare å dra nytte av denne kunnskapen i den grad det er mulig. Dersom kommunene ender opp med å gjøre dobbeltarbeid, bruke unødvendig tid på å lete etter informasjon og kommunens ansatte ikke kjenner til hverandres kompetanse, risikerer man at de kommunale utgiftene bare øker og kommunene ikke klarer å levere de lovpålagte tjenestene en kommune skal levere innen eldreomsorg, skole, barnehage, vei og avløp bare for å nevne noen. Digital samhandling er overhodet ikke svaret på alt, men det er viktige verktøy for en kommune skal klare å levere gode og effektive tjenester til dets innbyggere, næringsliv og frivillighet.
 

Offentlig sektor må derfor ta i bruk ny teknologi for å kunne fortsette å levere kvalitetstjenester og løse sine velferdsoppgaver og bli digitale. Digitaliseringen av kommunene og fylkene har stor betydning for digitalisering av offentlig sektor og hvordan vi klarer å bygge ett bærekraftig Norge overtid. Lykkes man ikke i større grad med økt digitalsamhandling vil vi enten måtte nøye oss med lavere kvalitet på tjenestene som leveres fra det offentlige. Ellers må vi akseptere et økt skatte- og avgiftsnivå.


En av de største utfordringene Norge står foran er økte kostnader i Statsbudsjettet

Det må derfor betydelige endringer til i måten man jobber på innenfor offentligsektor dersom en ønsker å opprettholde dagens velferdsnivå. Ifølge Regjeringens produktivitetskommisjonen vil skattenivået måtte øke fra dagens 37 % til 65 % prosent for å opprettholde dagens nivå på velferdstjenestene og eksisterende leveransemodell. Samtidig slår regjeringens perspektivmelding fast at kostnadene i offentlig sektor vil øke raskere enn inntektene fra 2030. Offentlig sektor må derfor ta i bruk ny teknologi for å kunne fortsette å levere kvalitetstjenester og løse sine velferdsoppgaver og bli digitale. Digitaliseringen av kommunene og fylkene har stor betydning for digitalisering av offentlig sektor og hvordan vi klarer å bygge ett bærekraftig Norge overtid. Lykkes man ikke i større grad med økt digitalsamhandling vil vi enten måtte nøye oss med lavere kvalitet på tjenestene som leveres fra det offentlige. Ellers må vi akseptere et økt skatte- og avgiftsnivå.

Gjennom løsninger fra Skill kan vi bidra til at det offentlige Norge får bedre beslutningsgrunnlag gjennom ulike analyser og rapporter, bedre samhandling mellom ulike sektorer.

 

Vil du vite mer? Last ned vår e-bok "Hvordan skape sterkere kommuner?" 


Bredden av tjenester i kommunal sektor er stor, og det er hevet over enhver tvil at viktigheten av digitalisering vil øke med tiden fremover. Den teknologiske utviklingen forbindes av mange med usikkerhet og store omstillinger, men med en god digital agenda kan du som leser dette bidra til å skape en bedre hverdag for alle i din kommune.

Det store målet med digitalisering er å forenkle tidkrevende og kompliserte prosesser, som stjeler unødvendige mengder ressurser, tid og energi. Vårt ønske med denne e-boken er å gi deg et verktøy som skaper større forståelse for:

• Hvorfor digitalisering skaper bedre og mer effektive tjenester
• Hvordan digitalisering foregår i praksis
• Hvordan innbyggere, næringsliv og kommunale ansatte påvirkes
• Hvordan sikkerhet og personvern ivaretas med digitale løsninger
• Hvordan du inspirerer til endring i din kommune

Med styrket digital kompetanse står du bedre rustet til å ta veloverveide og gode avgjørelser for hvordan du og din kommune skal utnytte mulighetene som fremtiden vil tilby.

Publiser en kommentar