Seks klassiske Teams-feil

De som feiler i implementeringen av Microsoft Teams har ofte ikke forstått hva endringen innebærer.

Menneske med mobiltelefon med Microsoft Teams på skjermen

Innføring av Microsoft Teams går ikke av seg selv, og enkelte vil slite med å få det «skikkelig til». Årsakene kan være mange, men som oftest går de samme utfordringene igjen. Hovedgrunnen er at organisasjonen ikke har vært bevisst på hva det vil si å åpne opp for en så omfattende og arbeidsendrende applikasjon som Teams.

Derfor gjør mange feil, og her er problemene vi støter hyppigst på:

Lar Teams og Skype leve side om side

Teams har flere funksjoner. Videomøter og chat er funksjonalitet som vi kjenner igjen fra Skype for Business. Mange har tatt i bruk Teams på grunn av samhandlingen i «teamene» i Teams. Med på kjøpet får man også møter og chat. Det innføres ofte uten at man tar et standpunkt til hva man skal gjøre med Skype. Det skaper forskjellige regimer der noen velger å chatte på Teams, mens andre kontakter deg på Skype. Usikkerhet og lite gunstige samhandlingsmønstre er resultatet. Fakta er at Skype fases ut i løpet av 2021, og all nyutvikling skjer på Teams. Å ha to plattformer skaper kaos. Bedrifter som har bindinger mot Skype, enten det gjelder telefoniintegrasjon eller utstyr på møterom, må bevege seg vekk fra dette før det er for sent.

Åpner opp for Teams uten en styrt prosess

Teams er lett å tilpasse. Eier av et Team kan legge til kanaler og faner, uten å trenge hjelp fra hverken IT eller eksterne konsulenter. Spørsmålet er i hvilken grad det kan forventes at en eier (gjerne i kraft av sin stilling) gjør kloke og veloverveide valg når det struktur og oppsett? Selvfølgelig finnes det de som leser seg opp, og ser løsningene med en gang. Kanskje har de brukt Teams før? Eller Slack? Men majoriteten ender ofte opp med det vi kaller «døde» Teams, som i prinsippet kun blir et arkiv for filer og dokumenter. Vi mener det å investere tid i å opprette struktur for de ulike enhetene i bedriften er en avgjørende suksessfaktor. I denne fasen bygger man forståelse for hva Teams kan være, avkrefter myter og fjerner mye av skepsisen til det nye og ukjente.

Adresserer ikke hva Teams skal erstatte

Dokumenthåndtering står sentralt i «teamene» i Teams. Ofte er brukerne vant til å bruke SharePoint (gjerne eldre versjoner) eller (enda verre...) filserver. Det å åpne opp for bruk av Teams uten å gjøre bevisste valg i forhold til sanering av gamle løsninger, og eventuell migrering skaper informasjons-usikkerhet. Brukerne lagrer litt her og litt der. Ja, det er vanskelig å skru av en filserver, og nei det er ikke en god ide å dumpe 10-20 års historikk inn i Teams. Her gjelder det å definere hva som skal være med over, skru av disse områdene, og jobbe aktivt med overgangen. Selv om Teams-behovet ikke oppsto som en konsekvens av at man skulle migrere fra gammel dokumenthåndteringsløsning, må det gjøres bevisste valg. Dette involverer ledere og eiere av informasjonen, hverken IT eller et eksternt konsulentselskap kan ta avgjørelser om filområder.

Lar alle ansatte opprette Teams

Dette punktet kan diskuteres. Brukerne ønsker å opprette Teams når de trenger det. Samtidig kan dette skape en flod av Teams, som kanskje kunne vært håndtert i eksisterende Teams eller en gruppechat? Man vil aldri klare å definere en god nok struktur slik at behovet for nye Teams blir minimalt. Videre har man jo også et jevnt tilsig av prosjekter. Derfor vil ikke en mail til helpdesk være dekkende. Et alternativ er å la en håndfull personer ha rettigheter til å opprette Teams. For større bedrifter anbefaler vi selvbetjening der brukerne selv klassifiserer Teamet sitt, velger tilgangsnivå, samt setter riktig eierskap.

Tar ikke brukeradopsjon på alvor

Vi kommer ikke utenom denne klassikeren innen IT-prosjekter. Om man allerede har gjort mange av de ovennevnte feilene, er det lite trolig at man har hatt en god prosess knyttet til kommunikasjon, endringsledelse eller opplæring. Teams innebærer en helt ny måte å jobbe på, og undervurderes ofte ved innføringen. Nye grensesnitt er en ting, noe annet er endring av vaner, som det å vri samhandling på e-post over til Teams. Her er «hvorfor» vel så viktig som «hvordan».

Avslutter prosjektet for tidlig

Fortsatt er det slik at man kjører prosjekter etter den klassiske tid/kost/funksjonalitet tankegangen og lukker det når man har avsjekk mot disse. Med skytjenester fungerer ikke dette lenger, ei heller om man ønsker å hente ut effektivitets- og produksjonsgevinstene i driftsfasen. Hver måned kommer det ny verdiøkende funksjonalitet i Microsoft Teams, og det skjer hele tiden små endringer i brukeropplevelsen. Det må etableres et regime for å håndtere dette, både fra IT-driftssiden, og med tanke på løpende kommunikasjon og brukeradopsjonstiltak. Dette kalles ofte Governance. Herunder ligger vurderinger knyttet til hva ny funksjonalitet skal brukes til, vurdering om det skal innføres og hvordan man bør innføre det.

Innføring av Teams feiler som regel fordi organisasjonen ikke har vært bevisst på hva det vil si å åpne opp for en så omfattende og arbeidsendrende applikasjon som Teams.


For å samle alle disse punktene, samt flere, i en helhetlig, fremtidsrettet og skuddsikker prosess, har vi i Skill etablert produktet Digital Suksess. Det leder deg og din bedrift gjennom riktig oppsett og innføring av disse samhandlingstjenestene. Les mer her om tjenesten som kommer med tilfredshetsgaranti.


Vår suksessplattform sikrer en implementering der man henter ut det beste fra teknologi, får menneskene til å bruke den riktig, og utløser konkrete forretningsgevinster.

Vil du høre mer?