`

Jackon AS er et norsk industrikonsern som produserer isolasjon og emballasje til byggebransjen og  industri. Bedriften består av 15 fabrikker i Europa, hvorav 12  i Norge. Jackon er blant de største i Norden i sin bransje med over 700 ansatte. Skill har hos Jackon levert en samhandlingsløsning basert på Office 365. Som en del av denne leveransen er det kjørt et brukeradopsjonsløp for å bedre kunne sikre gevinstrealisering med deres nye løsning.

Brukeradopsjon øker den kollektive hukommelsen

Prosjektet hadde som formål å føre til økt felles kunnskap i bedriften, effektivisering under slagordet «Jobb smartere» og å øke medarbeidertilfredsheten. I tillegg til dette ønsket Jackon å samle organisasjonen i større grad, på tvers av avdelinger og land. På tvers av deres avdelinger foreligger ulike behov.

Hvilke grep kunne Jackon ta for å få med alle brukerne? 

Flere småtiltak og tilrettelegginger ble i verksatt.  Tiltak som at de ansatte har en enkel pålogging på systemer med tilgjenglig, personifisert innhold som har relevanse tilknyttet avdeling og rolle. Enkle fokusområder ble også satt som sentrale i oppbygging av en kultur, hvor kommunikasjon og dialog skal gjennomføres digitalt.

Jackon hadde behov for et kompetanseløft på alle verktøyene de ønsket å benytte i Office 365. De måtte lære å forstå hvordan plattformen legger til rette for kommunikasjon, og hvordan lagre slik at det er enkelt for deres kollegaer å få innsikt gjennom søk eller deling av dokumenter. For å vite hvilken retning de skulle styre etter, ble det utarbeidet konkrete målinger og kartlegging i prosessen, for å være bevisste på hvorfor vi gjør dette og hva som er forventet gevinst i utgang av prosjektet.

Les mer om brukeradopsjonsprosjekter.

Medarbeidere skulle oppleve deres nye digitale plattform som noe som er med å bygge oppunder, «oss på Jackon», som igjen skal bidra til å høyne arbeiderenes tilfredshet. Jackon ville også bedre en økt kollektiv hukommelse, som vil si å opprettholde en beste praksis og en felles forståelse av hva det er på tvers av organisasjonen.

Brukeradopsjon legger til rette for innsikt og modning. I tillegg forankres prosessen i konkrete mål, som de senere kan gå tilbake å kontrollere på i veien mot gevinstrealisering. Det må blant annet kartlegges hvilke arbeidsflater som er i bruk. Kjøreregler som sier noe om hvordan ansatte i Jackon skal jobbe, og ikke minst ta høyde for at nye løsninger krever nye vaner.

Hva skal vi starte å gjøre og hva skal vi slutte å gjøre?

Eksempel på dette vil kunne være: Vi skal starte å lagre alt sentralt i SharePoint og slutte å lagre alt lokalt på egen PC. Dette for å etterstrebe åpen samhandling.

 

Ny løsning krever nye vaner - Vi skal starte å gjøre og vi skal slutte å gjøre

Gjennomføring

Tidlig i brukeradopsjonsløpet ble interne støttespillere innvolvert hos Jackon. Deres rolle var å skape forankring og fremdrift i endringen - også etter at Skill hadde ferdigstilt sitt prosjekt. Støttespillerene besto av ledelsen og superbrukere. Ledelse kommuniserer visjon og er gjerne beslutningstakere.  Deres hovedoppgave er å bidra til å skape forankring for løsningen i alle ledd. Superbrukere formidler og lærer opp ansatte. Det har i samarbeidet med Jackon, vært fokus på å kartlegge behov for kommunikasjon og opplæring for alle medarbeidere. På den måten sikter man mot at alle skal være i stand til å ta i bruk løsningen som tiltenkt.

Fokusområdene i opplæringen så langt i prosessen har vært hvordan vi skal kommunisere i Jackon. Dette gjelder hvordan vi lagrer, deler og søker etter informasjon. Tidligere har det gått mye tid på å lete etter informasjon. Opplæringen har foregått av klasseromsundervisning, Skype og workshops med tilhørende hjemmelekser. Skill bistår fortsatt Jackon med det digitale oppfølgingsløpet i dag. Dette består av blant annet kartleggingsundersøkelser, digital informasjon og opplæring gjennom opplæringsprogrammer.

Forventede effekter og realisering av disse

På dette tidspunktet er Jackon fortsatt i en endringsfase, men er fornøyd med gjennomføring så langt.

Marianne Mugge, som har vært prosjektleder fra Jackon, synes prosessen har vært i tråd med hva vi sammen hadde satt av ønsker rundt tiltak. Hun ser verdien av brukeradopsjonsløpet og forstår hva det skal gi av verdi. Foruten dette,  ville de ikke kommet i gang like raskt. Hun har opplevd Skill som tydelige, ryddige, samt lett og trives å være sammen med. Jackon er en tradisjonell organisasjon og endring av vaner kan være utfordrende i seg selv.

 

Endring av vaner er en utfordring i seg selv», sier Prosjektleder, Marianne Mugge, som sier hun har lært mye av Skill i denne prosessen og synes det har vært et spennende prosjekt å få ta del i.

Det har vært viktig for Jackon å samle organisasjonen og skape en arbeidsmetode som går på tvers av alle ulike behov. Samtidig ønsker de å nå ut med viktig informasjon på en sånn måte at fabrikker og kontorer snakker sammen. Det er de godt i gang med i dag, og er fortsatt under oppfølging av Skill.

Vil du høre mer om hvordan Skill jobber med brukeradopsjon. Book et møte med oss!

Vil du høre mer?