Kombinasjonen av å videreføre digitale tradisjoner og å ta i bruk nye samhandlingsverktøy, har bidratt til at de ansatte i Moss kommune jobber og kommuniserer effektivt digitalt.

Sammenslåingen av Moss og Rygge kommuner ved årsskiftet utløste et behov for å finne ut hvilke systemer nye Moss kommune skulle bruke, og ikke minst hvordan de skulle brukes. Mye lå allerede til rette for å ta gode valg. Moss kommunes IT-avdeling startet nemlig allerede i 2012 arbeidet med å «flytte inn i skyen», og la med det grunnlaget for bruk av den digitale samhandlingen i den nye storkommunen.

Med mye av det tekniske allerede på plass, kunne kommunen fokusere enda mer på brukerne frem mot kommunesammenslåing. Med hjelp fra IT-konsulentselskapet Skill utviklet kommunen et digitalt veikart for sine ansatte der blant annet Microsoft Teams og OneDrive ble innført som sentrale verktøy for effektiv digital samhandling.

Det digitale veikartet la grunnlaget for en omfattende brukeradopsjon frem mot kommunesammenslåingen. Å ta i bruk Teams og OneDrive ville innebære et stort skifte for mange.

– Epost-vanen er vond å vende, i hvert fall på jobb. Det er egentlig litt rart hvordan vi tviholder på e-post som kommunikasjonskanal på jobb når vi for lengst har byttet ut e-post med andre kanaler for å oppdatere hverandre privat, sier Dag Sølvberg, HR-rådgiver og prosjektleder.

Avgjørende å få med ledelsen

Skiftet i arbeidsmetode må forankres i toppen. Ifølge Sølvberg har rådmann og ledergruppa i kommunen vært svært mottagelige for å ta i bruk de nye verktøyene, og går foran som forbilder.

Prosjektet med å få nye brukere over på digitale samarbeidsverktøy startet høsten 2019. Da var rundt 400 ansatte på kurs for å lære seg å bruke verktøyene i Microsoft 365 på en måte som optimaliserer samhandlingen. For noen var nærmest alt nytt, og for noen var verktøyene kjent, men måten de ble brukt på var ulik.

– Vi har lenge ønsket oss en felles retning for teknologien vår. Før har mange brukt verktøyene på en måte som de tror har vært best, men som kanskje har vært ulik kollegenes bruk. Da fungerer ikke samhandlingen optimalt, sier Sølvberg.

Digital bråstart

Som de fleste andre virksomheter og bedrifter, måtte Moss kommune flytte svært mye av kommunikasjonen over på digitale samarbeidsverktøy da myndighetene stengte landet og folk måtte jobbe hjemmefra våren 2020.

– Vi var godt rustet da vi måtte ta i bruk de nye verktøyene i enda større grad enn planlagt. Korona-situasjonen eskalerte alt, og i så stor grad at det jo er vanskelig nå å vurdere om det var kursingen eller pandemien som ga størst kompetanseløft i bruk av Teams i ny kommune, sier Sølvberg.

Ansvarlig for Digital Suksess i Skill, Leiv Thomas Sandnes, mener at de største digitale endringene skjer i offentlig sektor, og advarer kommuner mot å ta for lett på oppgaven med å digitalisere arbeidsmetoder.

– De fleste offentlige tjenester er digitalisert, men det er på høy tid at arbeidsmetodene for de ansatte følger etter. Digitalisering er mer enn å ta i bruk Teams under koronakrisen. Det medfører en omfattende omstilling, og det er svært viktig at alle i organisasjonen er ombord og villige til å innordne seg nye verktøy, arbeidsmetoder, kommunikasjonsløsninger, arbeidsrutiner, og så videre, sier Sandnes.

Vil du høre mer?