Våren 2019 startet de seks Romsdalskommunene Aukra, Molde, Rauma, Vestnes, Midsund og Nesset et større digitaliseringsprosjekt, hvor det ble bestemt at de skulle innføre Microsoft Teams som digital arbeidsplattform. Siden den gang har de to sistnevnte kommunene blitt slått sammen med Molde.

De ønsket hjelp med implementeringen, og etter en anbudsrunde hyret de inn Skill AS for å sørge for at innføringen ble en suksess.

– Vi ville sørge for at innføringen ble gjort riktig første gangen, og at Teams ikke bare ble skrudd på uten en plan for opplæring og oppfølging. Det var ganske tydelig at det var stor forskjell på erfaringsporteføljene til de vi hentet inn tilbud fra. At Skill hadde jobbet med offentlige kunder tidligere ble avgjørende, forteller prosjektleder i ROR IKT, Sølvi Slåtten.

ROR-IKT er et interkommunalt IKT-selskap som eies av kommunene Aukra, Molde, Rauma og Vestnes. De leverer IKT-tjenester og sørger for at kommunene mottar stabile tjenester og gode framtidsrettede totalløsninger.

Digital oppvåkning

I oppstartsfasen av prosjektet, ble det definert noen parametere for å definere om implementeringen var en suksess. Blant disse var det et mål å øke antallet videomøter med 25 prosent innen 1. januar 2021. Mellom februar og mai har antallet videomøter økt med 7000 prosent. I februar hadde de fire kommunene rundt 150 deltagere i videomøter, i april var dette tallet nesten 11 500.

Det skyldes naturligvis at veldig mange jobbet fra hjemmekontor, og at barna hadde hjemmeskole i mars og april. Prosjektet sto imidlertid i fare for å bli midlertidig lagt på is da myndighetene stengte samfunnet i midten av mars 2020. De ble likevel oppfordret av Skill til å fortsette implementeringen.

- Vi er glade for at Skill pushet oss da vi risikerte å bli stående stille. Det har gjort at vi er i flytsonen etter den digitale oppvåkningen i vår. Korona-situasjonen kom akkurat litt for tidlig for oss. Jeg vil ikke si at vi lå i forkant av situasjonen, men vi har smidd mens jernet var varmt, og er godt hjulpet av det, forteller Slåtten.


Prosjektleder ROR IKT, Sølvi Slåtten


På grunn av smitteverntiltakene til myndighetene har ROR-IKT og Skill kjørt samlinger over Teams for å få på plass såkalte suksesspådrivere. Dette er personer som skal hjelpe kollegaene lykkes i prosjektet. De blir drivkraften for å dra digitaliseringen videre når Skill er ute etter vellykket implementering.

Til nå er det rekruttert omlag 200 slike suksesspådrivere, og Sølvi Slåtten forventer at det blir flere når de får implementert i «alle kriker og kroker» av kommunene. Ved litt hell i uhell har kommunene spart rundt 185 000 kroner for hver av de to samlingene de har hatt så langt, ved å holde de digitalt over Teams, ifølge et overslag utført i forbindelse med samlingene.

– Tilbakemeldingene er at disse samlingene er kjempekjekke. Noen skulle kanskje ønske at samlingene kunne gjennomføres fysisk, men generelt sett oppleves det nok også som enkelt og fleksibelt. Suksesspådriverne våre består av folk med både god teknisk kompetanse og de som hadde sitt første videomøte i forbindelse med samlingen, forteller Slåtten.

Riktig investering

For å lykkes med implementeringen av Microsoft Office 365 har ROR-IKT og eierkommunene kjøpt «Digital Suksess» fra Skill. Det er en plattform som sikrer riktig implementering av det grunnleggende som skal til for å lykkes med Microsoft Teams.

– Jeg er overbevist om at det var smart å investere i hjelp med denne implementeringen. Jeg føler vi har fått god valuta for pengene. Det føles bra å være så fornøyd med å bruke penger når man ser at man kjøper kvalitet, sier Slåtten.

Framdriftsplanen har alltid være å fortsette opplæringen gjennom sommeren, og være ferdig til midten av september. Mange fryktet at den planen skulle ryke da alle måtte på hjemmekontor, men Slåtten har tro på at planen nå skal holde.

– Det har vært en veldig spesiell situasjon, men det virker som om mottakerne er mer villig enn normalt, siden de har sett at hjemmekontor kan funke. Det virker som vi gjør noe riktig, avslutter Slåtten.

Vil du høre mer?